第10章 砍掉辦公行政成本，一定要知道的10個絕招(1/5)

    小處著手，改變日常習慣

    經常可以見到這樣的現象：屋外豔陽高照，辦公室內卻燈光明亮；人離開了辦公室，空調卻依舊送著涼風；員工下班走了，電腦卻整夜開著；這邊打著香皂洗手，那邊水龍頭流水嘩嘩不止；公司發的筆用到一半就當成垃圾丟棄，領用的筆記本每頁隻寫了幾個字就另轉一頁……

    當你出入高檔寫字樓，盡情享用著四季如春、晝夜無別的辦公環境時，有沒有留意一度電、一滴水、一張紙就這樣溜走了，有沒有想過它們匯集起來就是一個發電站、一個水庫、一個森林？

    企業勤儉則興，奢侈則衰。這條顛撲不破的真理適用於所有的企業，對小企業尤其重要。俗話說，“上梁不正下梁歪”，作為企業的管理者如果不能以身作則，厲行節約，那麽又怎能要求員工愛惜公司的財產？

    然而，在企業的日常管理中，你也許根本沒有發現，每時每刻都可能存在浪費。日常管理中的浪費其實並不亞於生產現場的浪費。

    1. 企業形象的浪費

    當你走進辦公室時會發現，地板上痕跡眾多，櫃台上有顯而易見的灰塵，辦公桌上堆滿了各種傳真件、資料，甚至午餐的飯盒，牆上無規則地貼著各種宣傳畫，辦公用地占用了大部分空間，隻留下櫃台隔開的一小部分空間擺放著幾個沒有後背的椅子供顧客就座。

    當你的視線掃過四周之後，卻仍沒有工作人員向你問好，穿著隨意的工作人員有的在大聲打電話，有的在看電腦，有的在查資料，都是忙碌的，卻好像沒有人注意到你已經等候了好幾分鍾。當你走出辦公室，卻發現外麵的環境更令你心情舒暢。

    2. 等待的浪費

    （1）等待下級的匯報。任務雖已布置，但是沒有檢查、監督。不主動深入調查情況，掌握第一手資料，隻是被動地聽下級匯報。

    （2）等待對方的回複。已經和對方聯係過，至於什麽時候回複，那是對方的事，延誤工作的責任應該由對方負責，隻能等待而已。

    這些“等待”在工作中是大量存在的，主要是企業管理者缺乏責任心和主動精神，不願意承擔責任。

    3. 工作效率的浪費

    這種浪費的表現是：在一大堆的資料中卻怎麽也找不到顧客所需要的那一份；為顧客填寫資料時發現所有的筆都不見了；一份重要的傳真文件夾在了廢紙中間……也許這就是許多部門員工工作的一個片段，正是如此，員工的工作效率降低了。

    4. 協調不力造成的浪費

    這包括：工作進程的協調不力，員工對上級指示的貫徹協調不力，信息傳遞的協調不力，業務流程的協調不力等。協調不力是管理工作中最大的浪費之一，它使整個組織不能形成凝聚力，缺乏團隊意識、協調精神，導致工作效率的低下。

    5. 員工士氣的浪費

    公司所有員工處於一個紛繁、無序的工作過境中，很快就會產生勞累感，反應減慢，熱情降低。隨著時間的延長，員工的抱怨感也增強，煩躁易怒，表情嚴肅，容易與同事爭執。員工一到下班時間就紛紛逃離工作現場。在這種環境中，工作效率當然也隨之而降。

    6. 閑置的浪費

    這包括：固定資產的閑置，職能的閑置，重疊工作程序複雜化形成的重疊人員的閑置，信息的閑置等。企業可通過扁平化管理、業務流程再造、組織再造、過程管理等方法，使整個工作流程化、規範化、職責化，從而有效減少閑置的浪費。

    7. 工作應付的浪費

    有些公司的管理者平時根本不去認真管理，以致員工也是鬆鬆垮垮，整個公司處於一盤散沙狀態。可是為了爭個榮譽，在有關部門來檢查之前搞突擊，以應付審核，這樣的工作實際效果可想而知。為什麽國內的ISO9000質量體係資格證書的含金量越來越低？因為許多企業都可以把來人擺平，即使出現問題也會與管理者代表內部交流，末次會議上隻會開出幾個一般不符合項，整改後自然獲得通過。應付一下也能過，那麽認真幹什麽。對這種司空見慣的浪費現象，絕不能麻木不仁，聽之任之，而應該建立健全以績效為中心的監督考核機製，以減少浪費。

    8. 計劃、目標、考核等不合理的浪費

    管理成本是企業成本構成的一項重要組成部分，即各職能部門在生產、供應、設計、品質、財務、營銷等過程中產生的費用成本。管理者隻有對這些流程設計合理的目標、計劃和考核標準，才能確保對流程中成本的控製，減少浪費。如果目標指標不合理、計劃編製無依據、計劃執行不嚴肅、計劃檢查不認真、計劃考核不到位、投入產出不匹配，那麽無論如何都不能保證不浪費。

    9. 資源成本的浪費

    這種浪費的表現是：各種紙張，隨意使用；物品使用登記形同虛設；辦公用品的任意領用；用電用水不計一點一滴。日積月累，看不見的浪費不僅降低了企業的利潤率，也助長了員工浪費的工作習慣。

    企業的積累主要靠崇尚簡樸、勤儉節約，節約非生產性開支和管理費開支，不搞花架子。這不僅是企業成本效益的問題，而且也是作風形象問題。“莫以善小而不為，莫以惡小而為之。”在日常工作中，就要做到愛惜公司的一草一木，珍惜公司的一水一電，合理利用一張正麵寫了反麵亦可寫的紙，建立勤儉節約，浪費可恥的意識。

    俗話說：“聚沙成塔，集腋成裘。”提倡節約應該從身邊日常的小事做起，注意節約一滴水、一度電、一滴油。美國《財富》500強的龍頭老大沃爾瑪，幾十年如一日地恪守自己的經營法則，堅持節約，將利潤一點一點累計起來，才終於登上全球500強之首的寶座。

    企業的資金是有限的，該如何做到節約能源呢？一句話，就是：精細管理從我做起，從改變日常習慣做起！

    采用遊牧式辦公室

    辦公室的概念曾經包含在空間、地點和空間之中，即人們在固定的時間裏往返於市中心的高樓大廈之間。然而，在21世紀的科技經濟引導下，辦公室不再依賴於地點而存在。現在不管在白天還是晚上的任何時間，許多工作都是在傳統的企業辦公大樓之外進行和開展的。便攜式通訊設備和因特網使得工作方式愈加不固定。

    現代都市裏的房價越來越高，尤其是辦公樓租金更是年年上漲，企業為此投資巨大。有些企業需要租用特別寬敞的辦公室，但每年的租金居高不下，占去了收入的一大部分，直接影響了企業的盈利。如果像蝸牛那樣：造一個殼，走到哪裏就在哪裏辦公，根本不用再租用辦公室，這樣也太理想化了，在現實中難以做到。那麽企業該如何使辦公室的效用達到最大化呢？當今，網絡技術發達，如果建立一個網站，在網上辦公，那麽銷售與管理都在網上進行，辦公室可有也可無，這樣一來企業會節省下很多的辦公室花費投入。

    遊牧式辦公現已成為提高企業工作效率、促進業務反饋的有效途徑，這是因為以下三點的原因：一是很多企業員工在辦公室之外花費的時間越來越多；二是企業有些業務需要分散執行；三是企業的員工分散於總部、分部和各種商務活動之中。

    要確保整個企業始終保持旺盛的“生產”能力，就應該使企業的每個成員無論身在何處都能夠與企業保持聯絡並能進行有效的工作。這樣企業的員工就可以不受傳統辦公的固定模式的限製，即使在辦公室外部、路上甚至是家裏都能持續工作，從而在日益激烈的商業大潮中保持強勁的競爭力。

    這種遊牧式、開放性的辦公形式主要有以下幾個優點：

    （1）使部門間的溝通變得很容易。

    （2）令員工感覺非常自由、自我，大大提高了工作效率。

    （3）更重要的是公司因此節省了大筆開支。例如，原來8個樓層容納了700多名員工，現在有1 100名員工在這裏工作。

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