第10章 砍掉辦公行政成本，一定要知道的10個絕招(2/5)
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要想盈利，就需要想方設法地降低成本。在企業的房屋租金、員工薪金、水電費、固定設備等幾項固定成本中，房屋租金作為每個月的固定成本，占了固定成本中相當高的比例。采用遊牧式辦公室能夠使辦公室的效用最大化，而且還能夠減少辦公室無效空間，這也是企業節流的有效途徑，總之這樣做能夠使企業的營運成本大大降低。
租賃比購買省錢
在企業決定投資一個項目的時候，管理層就必須決定如何為投資籌集資金，同時也麵臨著資本預算的投資是租賃還是購買。公司可以用內部產生的現金購買資產或者通過借款獲取現金。在許多情況下，企業管理層通過租賃獲取資本性資產的使用權——長期租賃。
租賃是出租人以收取租金為條件，在契約或合同規定的期限內，將資產租給承租人使用的業務活動。租賃業務的特點是資產的所有權使用權相分離。出租者享有所有權，承擔者享有使用權。在企業需要投資擴大生產經營業務時，租賃可以使企業不必籌借大量資金去購置所需要的固定資產，通過租賃合同，企業隻需交付少量的租金就可以獲得急需的固定資產的使用權。
企業究竟是租用還是購買，這是一個決策問題。如果企業的業務需要一種資產，當擁有和運營的等價年度成本低於企業從外麵所能獲得的最優租金時，企業就選擇購買。換句話說，“租給自己”比別人租給你更加便宜時，就選擇購買。如果企業計劃還要延期使用該資產，企業擁有資產的年度成本一般低於經營租賃的租金。出租人必須在租金中加進談判和管理成本，租賃期中斷和資產閑置而損失的收入等一係列費用。當公司購買並租給自己時，就可避免這些成本。
如果是下麵兩種情況下，企業可采取經營租賃。
1. 出租人能比承租人以更低的費用購買和管理資產
這種情況下可以選擇租賃，比如說，大的卡車租賃公司每年購買成千輛的卡車，這使他們在與卡車製造商談判時處於非常有利的地位。這些公司還能有效地提供服務，他們知道卡車保費時要取多少殘值，知道該何時出售它們。小公司或一個較大公司的小部門，不可能有這些規模效益，因而發現租賃比買便宜。
2. 經營租賃通常蘊含有用的期權
有些企業麵臨著服務需求的起伏波動，所需經營性物資也就不斷變化，因此，大多數企業都願意向出租者支付租賃報酬，讓其承擔租賃的終止風險，在保留終止租賃權利的條件下，短期租賃一些物資，充實自己的物資編隊。租賃最後的關鍵在於不要忘記在簽署（或拒絕）經營租賃之前檢查終止期權。
租賃有很多優點，比如：
（1）承租企業隻需定期支付一定的租金，不必先付款就取得了設備的使用權，因而這是一種全額的資金融通，減去了企業購買設備的中間費用與一次性支付貨款的大量開支。
（2）租賃集融“資”與融“物”於一身，一般來說比借貸購置設備速度更快，做法更為靈活、便捷，能使企業盡快形成生產能力。
（3）增加了融資的靈活性。租賃可以避免因長期借貸籌資而附加的各種限製性條款，為企業經營活動提供了更大的彈性空間。
（4）增強了企業的借貸能力。企業租賃設備時，獲得的是其使用權，因而並不將其列為負債，也不改變企業的資本結構，因此增強了企業的借款能力。
（5）可以轉嫁所有權風險。科學技術飛速發展，各種新工藝、新技術使用周期越來越短，采用租賃方式租入固定資產，如果承租期不是永久性的，企業可以不承擔設備迅速過時或技術老而承受經濟損失的風險。
（6）可以避免舉債籌資中某些限製性條件。由於投資固定資產的資金數量大，回收期長，因此，當企業自有資金不足時，需要向金融部門借款，而金融部門為維護自身利益，對中長期借款的審核很嚴格，有時還要附有苛刻的條件。而采用租賃則可以避免這些條件。
（7）可以維護原有的舉債能力。租賃的租金在財務上一般隻在利潤表中反映，而不會在資產負債表中得到反映。例如，有甲、乙兩個企業，甲企業借債購置資產，乙企業是租用相同的設備，兩者在賬務處理上是完全不同的，在甲企業的資產負債表中，資產方和負債方都要反映這筆資金，而乙企業資產負債表中，無論資產方或負債方都不反映該項設備，由於負債情況並未發生任何變化，因此，並不影響企業再舉債的能力。
（8）可增強企業現金的流動能力。由於企業不需要一次性支付大量貨款，因而可以節約出大量資金用於生產經營的其他方麵，尤其對於返回租賃，即將原來企業正在使用的設備售給租賃公司後租回，這使得企業將資產轉化為現金，補充了企業的運營資本，增強了企業的現金流動能力。
不過，租賃也有一些缺點，比如：成本較高，因為租金一般都很高，最終租金總額常常超出設備購買價許多；承租企業不能以融資方式解決其注冊資本或流動資金的需要，而且未經出租人同意，承擔企業不得擅自對租賃資產加以改良；如果承租企業財務過於困難，租賃融資方式則很難實現，因為相對較高的定期租金支付也會構成一項沉重的負擔；承租企業得不到資產的殘值。
通過上麵的分析可以看到，利用租賃方式，最適宜支持的是承租企業進行技術改造，特別是那些具有短、平、快特點的項目。
買好辦公設備也可以省一筆
這裏所說的辦公設備，是指除辦公室的家具以外，辦公室的一大批與辦公相關的機器和裝置。主要的辦公機器是信息機器。無論是一台打字機、一台電子計算機、一台複印機或一台計算器，它們都與處理信息有關。因此，辦公設備是人與工作之間的媒介。機器能使職員在較少的時間內比較準確地、質量比較高地完成更多的工作。此外，一些設備，如電傳打字機，可以幫助職員把他們的工作成果傳送給超遠距離的其他人，而且能收到快速反饋。
選擇好辦公設備，不僅可以直接節省一大筆錢，而且可以減少機器的維修費用、保證機器的較長壽命，高質量的設備還可以提高工作人員的操作效果，提高工作效率、生產率。辦公設備的選擇可從可行性研究開始。在進行可行性研究時管理者應該清楚的兩個問題是：
（1）這種設備是否必要？
（2）如果必要，哪種設備最好？
在可行性研究中，要對整個信息係統進行鑒別，而且要弄清楚這種設備在這一係統中的作用。為幫助管理者做好辦公設備的可行性研究，下列準則可能是有用的：
（1）如果使用設備可以提高工作人員的效率，那麽這種設備可能就是有必要購買的。如果設備可以代替複雜或者枯燥無味的工序，那麽也應該購買，以提高工作量。
（2）在設備能提供高質量產出的地方，應該使用設備。例如，相對於用打字機打出的報告，手工抄寫報告的整潔度和清晰度不夠，應盡量使用前者。
（3） 如果通過設備能夠保持較好的控製力，保證產品的精確度，那麽應該購買。
（4）每當設備能降低辦公室工作的實際操作成本時，就應安裝設備。在計算設備安裝的全部成本時，必須考慮勞務合同、操作和所需的布局變換的成本。
（5）為了應付辦公室工作日程中的緊急工作以及高速度的要求和高峰負荷，應該考慮安裝合適的設備。
（6）仔細思考所要購買的設備存在的缺陷，如設備所能承擔的最高位數、表格紙和記錄帶的尺寸、循環速度、所要求的複製品的數量、自動處理的複雜程度、內部貯存媒體的數量和能力、預期使用壽命和以舊換新價值。
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