第7章 砍掉溝通與信息成本，一定要知道的10個絕招(1/5)
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做好企業內部部門的溝通
中小企業由於其自身的特點，在企業的運作過程中尤其要注意控製、降低企業成本。從溝通入手，以控製和協調好人力資源為突破口，降低企業運營成本。
高效團結的財務管理團隊是做好財務工作的前提，下一步就是在財務工作的深度和廣度上下工夫。中小企業的財務內控要求把工作從下麵做起，從基礎做起。中小企業的資金少、規模小，這要求其更加細致地開展財務管理工作，包括日常的會計數據核算。除了在本部門開展紮實細致的工作之外，還要把財務內控的工作拓展到其他部門，這也是中小企業財務內控的一個特點。很多中小型企業都是以子公司的形式存在的，母公司往往會派遣合適人選接管子公司的財務管理工作，這可能導致子公司的財務主管將管理工作開展到其他部門。如果溝通出了問題，就可能和其他部門工作有衝突，畢竟公司有自己的管理製度，各部門的分工還是很明確的。如果把工作開展到其他部門又沒把握好分寸，那隻會把工作搞砸。小企業規模小、結構比較簡單，如果財務工作能順利地得到其他部門的協調和支持，那麽將會極大地提高其工作效率，降低工作成本。
財務內控的成本是一定要考慮的，高成本未必帶來高收益。中小型企業更需注重成本與收益的平衡問題。人力成本高的原因一個是待遇高，另一個是人員多。待遇高未必就是素質高，人員多又麵臨一個協調問題。相反，人員精簡、待遇適度是中小企業平衡收支所必需的。
控製是很重要的，但在控製之前，要強調溝通。溝通不到位，之後的控製肯定不到位。公司所有的製度，包括財務製度、人力管理製度、激勵製度、資產管理製度等，都是為更有效的內控服務的，但是這些製度並不必然導致有效的內控，在具體執行過程中往往沒有達到預想的結果，這是執行力出了問題，解決這個問題就要有效的溝通。工作的過程同時也是個培養自信心的過程。員工的能力沒有問題的話，關鍵就是要讓他們培養起自信心。一是，要讓員工消除對能否勝任工作的疑慮。在平時的工作中，強調立即就辦和踏踏實實做具體工作，隻要能做到這兩點就是合格的員工。二是，把一個比較難的任務分解成若幹部分，讓員工分開去完成，這樣就會變得容易些。不允許員工畏難而退，他得往前走，能走到哪一步就是哪一步。如果在這個過程中，哪個員工負責的環節出了問題，就要求他及時告訴上司，剩下的上司會去處理，或者上司告訴他怎麽去處理。通過這個溝通過程員工覺得自己和管理者是一體的，他們可以用整個公司的資源去完成工作任務。
通過強調溝通和培養自信，使員工勇於承擔困難的工作，樂於接受挑戰，並從工作中得到快樂和滿足感，這是高效工作的最大動力。同時也為節省人力成本提供了可能。
高 效 溝 通
要做到高效溝通，應從以下方麵努力。
1. 提高自身表達能力
無論是口頭交談還是采用書麵交流形式，都要力求準確地表達自己的意思。管理者應根據溝通對象的自身能力和文化程度，選擇合適的表達方法。要注意文字邏輯性和條理性，對重要的地方要加上強調性的說明；借助於手勢、動作、表情等來幫助與信息接收者在思想和感情上的溝通，以加深對方的理解，提高溝通的效果。
2. 掌握良好的溝通方法
溝通最常用的是麵對麵溝通和書麵溝通。
（1）在組織中，最基本的溝通模式是麵對麵的溝通。即和溝通對象聚在一起交流分析，了解情況。如今，很多企業為了便於麵對麵的溝通，都有定期例會，每1周或者半個月、1個月開一次會，進行情況通報交流，了解各個部門和公司的整體情況。
（2）書麵溝通也是一種常用的溝通方式。由於管理者不可能天天時時都與員工麵對麵溝通，於是，在管理實踐中，書麵溝通就成為必然要用的方式了。書麵溝通常用在一些正式場合，由上級以文件形式下發，或者下級以報告形式上報來進行溝通。
在當今信息化社會，新的溝通方式已被廣泛應用，如電話、電視溝通。但這種發式不適用於人多的場合，參與者過多會降低溝通效果。現在，企業內部網已成為很重要的溝通方式，許多企業目前已擁有企業內部網（intranet），在網上，企業可發布公司的各種信息，實現公司員工資源共享；同時，公司員工也可在上麵留言，提一些可行性建議。這種信息溝通方式目前已被廣泛應用於企業，其優點是可降低成本，提高效率。
3. 因人而異
簡單地說，就是把員工分為三類對症下藥：
（1）有能力而放任的人：以信任和放權為溝通的基礎，激發其責任感，促使其在責任感的驅使下改善溝通。
（2）能力平平而紀律性甚好的人：主動指導，尤其是針對其薄弱之處，多作鼓勵，適當批評，讓其發現自身優缺點而主動溝通。
（3）能力平平而紀律性甚差者：管理者和此類人溝通時往往毫不客氣地批評，甚至進行懲罰。其實，在這一群人中間，是最容易產生影響整體溝通質量問題的，可以采用及時肯定及期許性鼓勵的溝通方式——榮譽比懲罰更能培養個人的責任感，隻要培養其責任感，溝通就會水到渠成。
4. 注重反饋
沒有反饋，經理就無法知道接收者是否真正理解了信息。經理可以通過直接或間接的詢問“測試”員工，以便及時調整陳述方式，使接收者更好地理解信息。反饋方式可以是語言表述，也可以是非言語的，可以從對方的動作、表情等方麵獲得，它們往往是員工潛意識的流露。
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