第7章 砍掉溝通與信息成本，一定要知道的10個絕招(2/5)
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5. 注重選擇合適的時機
人是情緒化的動物，有時樂於接受他人的意見，有時樂於反對他人的意見。另外，由於所處的場合、氣氛的不同，也會影響溝通的效果，所以溝通要選擇合適的時機。
6. 注重非言語提示
合適的非語言提示，如表情、動作等可以使溝通對象產生好感和信任感，采取較好的合作態度。非言語信息是揭示交流雙方內心世界的窗口，一個成功的經理必須懂得辨別非言語信息的意義，充分利用它來提高溝通效率。這就要求經理在溝通時要時刻注意交談的細節問題，不能忽視員工的想法和感受。
7. 恰當處理矛盾
溝通中發生矛盾衝突是不可避免的，管理者應控製情緒，要知道情緒對於解決問題沒有多少好處。要從解決問題的角度提出積極建議，求大同，存小異。
降低組織溝通成本
一個職業人士成功的因素75%來自溝通，25%靠天才和能力。這對於一個企業也同樣如此。
經過溝通，管理層和員工之間才能傳達有效的東西。企業的戰略、企業文化才能被高效執行。一句話，通過溝通可以提高領導決策力、員工執行力，降低成本，增強企業競爭力。
應該說，即時消息、郵件等溝通方式和傳統的語音或文本溝通相比，效率的確已經大大提高，成本也得到了降低。但就整體來說，並沒有給企業的溝通方式帶來深刻的革命。
有關調查顯示，在溝通中，文字、語音和圖像合一的視頻，和麵對麵的溝通效率一樣高。但是雖然企業溝通方式盡管多樣，也花費不少費用和精力，但是效果依然乏善可陳。目前，絕大多數企業還是不得不頻頻召開勞民傷財的傳統會議。占用管理人員大量的時間，占用有限的會議室資源，增加人員無經濟效益的勞作。顯然目前廣受歡迎的視頻會議，則可以大幅度的降低傳統會議的弊端（時間、資源、勞動量等），卻又可以充分發揮face-to-face溝通的優勢。
相對於傳統溝通方式，以及單純的文字等溝通模式，視頻會議帶給企業的，首先是溝通效率的提高。因為聲音、圖像和數據的立體溝通，其效果本身就更勝一籌。
其次是節省成本。視頻完全免除了召開傳統會議所需要的籌備時間、費用成本以及占用有限的會議室資源。在降低成本的基礎上，還節約了有限的會議室資源和服務人員資源。利用節約的這些資源還可以為企業接待新業務，增加業務收入。絕對是開源節流的好方法。
據了解，現在網通公司的視頻會議係統，不僅是現在全國唯一全網絡全覆蓋的視頻會議係統。除此之外，現在還有很多公司，提供了捆綁了寬帶的辦公室自動化係統，其包括的高效溝通視頻會議係統，用於召開董事會、公司日常辦公危機處理、業務培訓等都綽綽有餘。
及時反饋溝通信息
如果人與人之間存在著某種“交際距離”，那麽就非常可能會發生溝通障礙。在企業中，領導與下屬之間，更容易出現溝通上的困難。員工經常對有關信息進行“過濾”。他們有意掩蓋事實真相，專撿上司愛聽的事情匯報。隻報喜不報憂，讓自己的上司對現狀持有好的印象。明明工程項目已比預期時間推遲了1個月，但他們卻要說：“事情進展得很順利”。不及時反饋的情況還會產生謠言。你是否意識到多數謠言從何而來？謠言往往由於不能及時得到準確消息，由此產生不全麵的猜想。這種事情在小企業裏經常見到。
對於企業來講，這種現象危害是非常大的。處於流言、謊言圍牆中的管理者，往往盲目自大，而對公司的實際情況根本無從知曉。對於管理者來說，及時而準確的信息反饋是企業興旺的一條不可或缺的道路。及時反饋就能把謠言減少到最低限度。及時反饋可以緩和由於謠言引起的緊張關係。準時報告和及時反饋能建立領導和員工們之間的有力聯係，更能防患於未然。
對員工來說，讓他們知道自己在哪些地方做得不足，什麽地方還需要改進尤其重要，這也是他們取得良好績效的關鍵，因此，及時的反饋不管對公司還是個人，都極其重要。
反饋就是當控製係統把信息輸送出去又把其作用的結果返送回來，並把調整後的決策指令信息再輸出，從而起到控製作用，以達到預期目的。它通常是行為或者過程本身的信息，而不是某一個特別的消息。在所有涉及團隊的事務方麵，比如溝通和協作，能夠互相及時給出反饋意見是非常重要的。好的反饋意見能夠促進合作。意見的反饋可以改變一個企業的工作動力。
作為一名管理者，下麵的8個步驟將幫助你給出積極的反饋意見，避免犯錯誤。
1. 區分事實和猜測
當給自己的員工反饋意見時，請區別出事實和觀點。
2. 關注具體的、易觀察的行為
應基於盡可能多的、明顯的、具體的行為提出反饋意見。
3. 關注可能的改進
根據可能產生的結果或可能取得的改進來設計你要講的話。避免使用“好”或者“壞”這樣的判斷詞。盡量使用“多”或者“少”這類的詞語，並盡可能地將重點放在現在及未來，而不是過去。
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