事務文書是國家政府機關、黨政、社會團體、企事業單位對已經做或即將要做的事務工作進行文字表述的一種載體。事務文書廣泛用於黨政部門和企事業單位的機關日常工作中。它不同於行政公文，沒有嚴格的辦文程序和行政執法性，也沒有執行的強製性。但是事務文書具有目的性和針對性強、有特定的傳播範圍的特點，它一般在本單位內部傳閱，或報送有關的上級機關。本章主要介紹了計劃、總結、簡報、聲明、啟事、演講稿、調查報告、工作研究這些事務文書的基本概念、作用、種類、特點、寫作技巧以及範例。通過對本章的閱讀和學習，相信對您提高事務文書的寫作能力會有很大的幫助，隻要有毅力、肯鑽研，定會讓您“胸羅萬卷，故左右逢源而下筆有神”。
第一章 計劃
第一節 計劃的概念及作用
一、計劃的概念
計劃是國家各級行政管理機關、各黨派團體、企事業單位乃至公民個人，在一定時期內，為了達到某一目的或完成特定的任務而事先製定的方案。計劃是一個統稱，凡是對未來所作的打算安排都可稱計劃，如規劃、安排、打算、設想、方案、要點、意見等。一般來說，凡適用時間較長（三年以上），範圍較廣，內容較概括的稱“規劃”；適用時間較短，內容較具體的稱“安排”或“打算”；內容較粗略的稱“設想”；領導機關向所屬單位布置工作，交代政策提供工作方法的通常稱“工作要點”、“工作方案”、“工作意見”。
二、計劃的作用
製定計劃是一種科學的工作方法。古人雲：“凡事預則立，不預則廢。”任何國家、政黨，任何單位和個人，無論做任何事，隻有製定詳細和可行的計劃，才能避免盲目性，減少不必要的損失，從而提高工作效率，預期或提前完成任務，達到目標。
◆協調統一，整體優化
計劃實際是一種工作決策，是製定計劃單位或個人在一定時期內的行動綱領。有了計劃，領導者實施指揮就有所依據，具體執行、落實計劃的人的行為也有所遵循，從而做到上下目標一致，行動步調統一。
◆為實現目標提供保證
由於計劃以書麵的形式將計劃範圍內各部門、各階段甚至每個人的目標具體化、任務明朗化，所以，計劃使參與者都圍繞著總目標和總任務而各司其職、各盡其能，無論在組織形式上，還是任務分配上，抑或在進度方麵、質量方麵，都為實現目標提供一種保證。
◆便於工作的檢查與總結
管理者推動工作的手段之一就是抓計劃的執行、落實，這也是管理者衡量工作進展和檢查工作質量、效率的重要依據。另外，在完成計劃之後進行總結，而總結的依據是什麽？還是計劃。目標達到了沒有？任務完成得怎麽樣？是好還是一般？評估的標準、尺度是什麽？這些就是計劃中的有關任務指標、要求等。可以說，計劃為總結提供了前提條件和基本依據。
第二節 計劃的種類及特點
一、計劃的種類
計劃的種類繁多，從不同的角度可以有不同的分類方法。
（一）從時間上分類
從時間上看，計劃有“長期”、“中期”、“短期”之分。長期計劃，一般是指五年。如我們國家的“八五”計劃、“九五”計劃、“十五”計劃等，均是長期計劃，每期五年；中期計劃一般是三年左右；短期計劃一般是一年或一年之內，如年度計劃、季度計劃、月度計劃。
（二）從性質上分類
從性質上將計劃分類，有兩種：一種是單項計劃；一種是綜合計劃。
◆單項計劃
單項計劃是一個單位或一級組織，就其整體工作中某一方麵的工作或某一方麵的任務、項目，做出的具體計劃。其主要特點是任務單一、內容集中。如武漢市市區綠化計劃、北京市整頓交通秩序計劃、重慶市治理城市環境汙染計劃等。
◆綜合計劃
綜合計劃是一個單位或一級組織，就其整體目標、項目或任務做出的總的計劃，如國民經濟計劃、上海城市經濟計劃、東湖新技術開發區發展計劃等。
（三）從內容上分類
在計劃的分類中，從內容上分類是無法窮盡的，科技的進步，社會的發展，新事物不斷的湧現，各種各樣內容的計劃將層出不窮。常見常用的有：
◆工作計劃
它是黨政機關、社會團體、事業單位各職能部門等，為開展工作而製定的計劃，如計劃生育工作計劃、打假計劃、質量檢查計劃、本學期領導幹部聽課計劃等。
◆生產計劃
主要是廠礦企業圍繞生產而製定的計劃，如市場調查計劃、產品創新計劃、產品產量計劃、銷售計劃等。
◆科研計劃
指單位或個人為進行科學研究而製定的計劃，包括項目申報計劃、項目研究計劃。科研計劃主要在社會科學和自然科學兩個領域中進行。
◆學習計劃
單位或個人為開展學習而製定的計劃。如職工英語培訓計劃、廳局級幹部法律知識學習計劃、教授網絡知識學習計劃等。
（四）從範圍上分類
從範圍上分類，主要是指計劃的使用範圍。如個人科研計劃、班組生產計劃、××縣發展水產養殖計劃、××省引進外資計劃、××國農民脫貧致富計劃、聯合國救助非洲兒童疾病計劃等。
二、計劃的特點
◆預想性
計劃是針對未來的工作而製定的，因此，科學的預想性是計劃的一個突出特征。由於計劃是事前製定的，即事情還未開始做之前就要明確要做的任務和指標，以及為實現任務和指標而采取的措施和方法。所以，計劃內容的本身就有明顯的預想性。
◆科學性
製定計劃的目的在於指導實踐，避免實踐的盲目性，增強實踐的科學性。計劃一旦成文，便對實踐產生指導作用和約束作用。因此計劃不能憑空設想，要根據實際情況，通過對各種論據的分析來設計方案。計劃的內容要具體、明確；要行得通、做得到，具有可操作性。
◆指導性
計劃製定後，就付諸實施，有關單位和個人就必須遵守執行，成為人們開展工作的依據。計劃中有明確的奮鬥目標，在客觀上，計劃對實施者起著約束和督促的作用，同時又是考核工作的標準。因此，計劃又具有指導性。
◆規範性
任何計劃都包含三個要素，即目標、措施、要求，不管是什麽類型的計劃，這三個要素缺一不可。計劃中沒有目標，就會亂走；沒有措施，就無法達到目標；沒有完成任務的時間、質量、數量的要求，就不是計劃了。
第三節 計劃的寫作技巧及範例
一、計劃的格式
常見的計劃格式有三種：一是條文式；二是表格式；三是條文與表格結合式。
◆條文式
條文式是把計劃按內容的性質或輕重緩急歸類，分條用文字逐一表述。而這裏說的分條又有兩種方式：一是直接用序碼按順序排列標明；二是在序碼順序後加上小標題。一般說來，有小標題的計劃，涉及的範圍較大，內容較多，時間較長，如我國每五年一次的國民經濟和社會發展的五年計劃等。條文式計劃的優點是條理清楚、重點突出。
◆表格式
表格式計劃不用敘述性文字表述，而是把任務指標按項目、單位、年度、數據、百分比等內容，用表格的形式加以羅列。廠礦企業或金融證券部門常用表格式計劃。表格式計劃的優點是易歸類，易填寫，易對照檢查，既醒目又清楚。
◆條文與表格結合式
條文與表格結合式計劃，是將上述兩種計劃的方式合並在一種計劃之中，集兩種計劃之優勢，既有文字表述，又有表格呈現，二合一兼用。
二、計劃的寫法
一份完整的計劃，一般由標題、正文和落款三部分組成。就是運用表格式的計劃，在表格的正上方，也有類似標題的內容，在表格的右下方，寫明製定計劃的單位或個人的名稱（如果標題中沒有出現單位名稱，落款處就應寫明製定計劃單位的全稱）和日期。
（一）標題
計劃的標題有四種：一是隻有文種，如“計劃”；二是時間 文種，如“2001年第一季度計劃”；三是時間十內容十文種，如“2001年計劃生育計劃”；四是單位 時間 內容 文種，如“武漢市水產局2001年發展水產養殖計劃”。如果計劃尚處於征求意見、討論、修改等階段，上述四種標題，無論用哪一種，應依據實際情況在“計劃”二字後加上括號，並在括號內相應寫明“初稿”，或“草案”，或“討論稿”，或“征求意見稿”，或“修改稿”等。
（二）正文
正文是計劃的主體部分，計劃的實施方案、步驟、標準、要求等主要內容，全在正文之中。其主要內容有以下幾個方麵。
◆前言
這是計劃的開頭。其主要內容有兩個方麵：一是指導思想，主要說明為什麽要製定此計劃，製定此計劃的依據是什麽；二是本單位的基本情況。
寫前言應注意兩個問題：一是如果是時間跨度長的計劃，指導思想和基本情況應力爭寫得詳細些、具體些。如果是時間跨度短的年度計劃、季度計劃，指導思想和基本情況則應力爭簡短，有些這類計劃甚至省去“基本情況”。二是寫作申請“上市公司”或“新建項目”的計劃，是需獲得上級部門批準的，那麽在“前言”部分要充分說明計劃的依據和理由。如果是本單位年度例行工作的計劃或季度生產計劃，則完全可以省略“前言”。
◆目標和要求
目標既是製定計劃的導因，又是執行計劃的目的。正是這一原因，任何計劃都必須有明確的目標。關於計劃目標的表述，因行業不同，具體內容不同，表述的方式方法也不同，屬於思想、理想、政治等領域的目標，往往用定性的方式來表達。而廠礦企業、財經商貿等經濟領域的目標，往往用定量的方式來表述。這應按具體情況分別對待，沒有硬性的、統一的規定。當然，也有的計劃，把定量與定性結合起來。無論是采用哪一種方式，必須做到目標明確。有些大的項目、工程或者長期計劃，應對目標進行分解，將其分解為具體目標，形成一個目標體係。並在此基礎上，除提出總的要求外，按分解出的目標，一一提出具體要求，配套形成一個要求體係。
◆措施和步驟
在計劃中，措施是為完成任務或達到預定目標而采取的具體辦法。步驟是實施計劃的時間安排和按辦法辦事的程序。如果說“前言”是解決“為什麽做”的問題，“目標和要求”是解決“做什麽”的問題，那麽措施和步驟則是解決“怎麽做”的問題。無論是人力、物力、資金的安排，還是每一具體階段時限的規定、任務的分配等，都應具體明確，一環緊扣一環，做到先後有序，輕重有別，難易有度，從而更好地執行計劃、完成計劃，達到目的。
（三）落款
如果在標題中已寫明單位名稱，落款處隻寫明日期就可以了，否則，就應在正文右下方寫明製定計劃的單位名稱。無論是上報領導請求批準的計劃，還是內部使用的計劃，一經通過，就具有指導性和約束性，因此，應加蓋單位公章。
總之，製定計劃是一件極為嚴肅的事情，既要實事求是，量力而行，又要具有開拓、創新的膽識；既要民主，又要善於集中，尤其要聽取相關專家們的意見；既要反對因循守舊，又要留有餘地。
三、計劃的寫作要求
（一）掌握政策、了解實情、發動群眾
俗話說，要做好工作必須吃透兩頭，即上頭和下頭。上頭指的是黨和國家的方針政策，下頭指的是具體單位的實際情況。製定好計劃也不例外。不符合政策的計劃是無法實施的，隻有掌握與執行的任務有關的方針政策，才能明確哪些該做，哪些不該做，保證我們的工作得以開展，不偏離方向。隻有對我們工作的現狀和曆史進行深入調查研究，才能確保計劃的合理性和可行性。隻有充分了解我們的工作背景和現有的主客觀條件，才可能對形勢作出正確的判斷，才能預想到可能發生的情況、問題。從而製訂出切實可行、行之有效的計劃。在製訂計劃的過程中必須始終堅持走群眾路線，充分發動群眾，廣泛聽取群眾意見，集思廣益。閉門造車，主觀臆斷是訂不好計劃的。應在最大範圍內讓群眾參與，以保證計劃的合理性和可行性。群眾是計劃的實踐者，不把計劃變成群眾的共同意誌，不調動群眾的積極性，日後計劃也難以執行。
（二）科學地設置目標
科學設置目標，對激發人們的積極性，增強人們對實現目標的信心意義重大。在寫作時要注意以下幾點：
1．科學分解目標
在總目標（大目標）確定後，還應製訂出各個階段的分目標（小目標），這樣將一個大目標分解成若幹小目標，分階段地去實現，會使人感到大目標並非高不可攀，從而有效地鼓舞人們一步步地去實現最終的大目標。如某一水泥廠，計劃全年水泥產量1000噸（總的目標任務）。可以季度為單位，分解成四個小目標：第一季度生產200噸水泥，占全年生產任務的20％，第二季度生產300噸水泥，占全年生產任務的30％；第三季度生產400噸水泥，占全年生產任務的40％；第四季度生產100噸水泥，占全年生產任務的10％。
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