溝通本身不是為了說話也不是為了開會，而是為了完成某些目標和實現某些目的。所以在溝通中，要時刻把握溝通的目的，避免浪費時間和人力。
1.話說得多，並不意味著溝通效果就好
很多人認為溝通就是多說話，就是盡可能傳播信息，讓溝通雙方對相關事件有足夠清醒的了解和清晰的認識，正因為如此，一些人會主張“碼字”，在溝通中想盡辦法多說話，甚至將傳達信息的多少當成唯一的溝通標準。比如商場裏殷勤介紹衣服的售貨員，街上忙著推銷自家產品的營銷者，辦公室裏大說特說的員工，會議上一說就是一兩個小時的年度匯報者，他們都非常健談，或許都對自己的工作足夠負責，為了說服對方，他們願意花費更多時間和精力，願意盡可能地輸出更多的信息。
一些公司曾有過誇張的規定，比如開會必須說夠兩個小時，匯報工作必須至少要達到30分鍾，必須討論至少3個話題或者形成10條以上的要求，與客戶會談不寫滿5頁紙根本不算合格……類似的規定無疑顯示出公司對溝通不夠了解，它們隻知道把信息傳達出去，卻不知道該如何更加高效地傳遞信息。
溝通的本意是為了盡可能高效地傳輸更多有價值的信息，在這裏有兩個關鍵詞：“高效”“有價值”。高效表明信息傳播的速度要快，溝通的時間利用率要高，而有價值則表明溝通的內容必須是一些能夠產生作用的關鍵信息或者重要信息，一些無關緊要或者煩冗的信息則要予以清除。
“張經理，公司決定正式實施清河灣的那個項目，這個項目已經拖了差不多3年，這讓公司錯失了很好的發展機會，目前整個城市規劃都會偏向清河灣地段，市內10家最出色的地產公司中有8家公司已經開始在清河灣開發新盤。對於公司來說，清河灣同樣是必須盡快實施的工程項目，昨天董事會已經開會討論了相關事宜，並對未來做了一個大致的規劃，雖然這一次的規劃相比於3年前已經有了很多重大的改進，不過考慮到時代的變化以及商業環境的影響，公司不得不謹慎行事。想必你也知道，目前公司的大部分資源都集中在城北的二號項目上，而二號項目的進展比預期要慢很多，這對公司來說可能會成為一個累贅，因此公司必須想辦法進行資源轉移，清河灣項目是最佳的轉移方式。
“我今天下午要飛往上海開會，同時會見一些重要的客戶，所以趁著現在有時間給你下達一個指令，那就是在兩天時間內製訂一份詳細的開發方案（在原方案的基礎上），並拿出一份可行性方案出來，整個方案的內容與形式由你自己把關，但一定要突出公司在清河灣項目開發中的優勢和利益。這兩天剛好是周末，你務必要把好新方案的關，確保整個方案不會存在太大的紕漏，等到周末假期過後，董事會會在周一晚上對這份新方案進行商討和分析，然後再針對性地做出調整，爭取在月底製定一份完整的實施計劃。”
以上是某公司的董事長對開發部的張經理所說的一段話，整段話聽起來非常囉唆，裏麵的內容有很多都無關痛癢，由於張經理對這個項目比較了解，此前也參與過這個項目的策劃，因此董事長完全沒有必要說那麽多的廢話，其實作為一個指令，董事長完全可以一句話就進行概括：“張經理，請你務必在兩天之內擬定清河灣項目的新方案。”這樣不僅簡單明了，而且信息傳達也非常到位。
在日常生活中，很多人都會使用這種錯誤的溝通方式，誤以為溝通的內容越多，信息傳輸的量越大，執行情況就會越好。而且一些管理者會認為複雜是一種重要的狀態，在他們看來，複雜會讓工作看上去更加重要，會讓所有的投入顯得合情合理，會讓人保持更大的專注力，會提升信息的權威性，但恰恰是過於複雜、煩瑣的信息導致執行者出現混亂，結果影響了執行水平。
在團隊高層主導的某些信息傳播上，永遠都會產生一些麻煩，一方麵管理者總是要用更為嚴謹的措辭（注意這裏指的是嚴謹，嚴謹意味著他們不可能錯過任何可能性與細節），他們必須盡可能地保持更加正式、更加負責、更加全麵的態度來傳播信息，這樣一來，信息量隻會越來越大；但是另一方麵，執行者可能對這些煩瑣的信息根本提不起太多的興趣，而且他們也很容易在混亂的信息結構中失去方向或者出現錯誤，相比之下，他們所需要的應該是一些更為簡單、更容易理解的語言。
事實證明了一點，在信息量很大或者很煩瑣、很複雜的情況下，信息的發送者和接收者常常不可避免地會發生衝突，原因就在於過大過多的信息影響了溝通的效率。健談似乎是一個好的溝通品質，但通常情況下，沒有人願意浪費更多時間來傾聽，對他們來說，溝通的時間越短越好，這樣對執行反而有很大的幫助（當然，必須確保最重要、最基本的信息得以傳播開來）。執行追求的是效率，溝通的信息量如果盲目擴大，就可能會導致執行力下降，因為接收信息的人將會花費更多的時間來理解別人說了什麽，而且他們還可能出現理解上的錯誤，從而造成執行上的偏差。
本章尚未完結,請點擊下一頁繼續閱讀---->>>