翟榮
隨著計算機的普及應用和計算機技術的迅猛發展，“數字化”這一全新的概念廣泛出現在社會的各個領域，並在文博行業中悄然興起。所謂“數字化”是指運用計算機技術把原先用紙張或化學感光材料記錄存儲的實體形態和抽象涵義等各類具體信息，通過相關技術進行轉化處理，轉變為用計算機可以識別、存儲和處理的信息。“藏品數字化管理”是指運用數字化技術轉換藏品信息載體，並利用計算機處理藏品信息從而實現對藏品實物的管理，提高文物管理工作的效率和質量。西安市文物保護考古所文物庫房在實踐工作中大膽創新，利用藏品數字化技術，結合庫房藏品管理實踐工作開發出了一套實用高效的文物藏品管理軟件。
西安市文物保護考古所文物庫房現藏20世紀50年代以來我市出土、征集、接受捐贈和其他單位移交來各類文物共計12萬餘件，包括金銀器、玉器、瓷器、陶塑陶俑、青銅器、鐵器、錢幣、印章、石刻、字畫及珍善本書等。這些文物是西安古代曆史的記載和見證，是古代人民智慧的結晶，因此確保這些數量龐大的珍貴文物安全、高效、科學管理，充分發揮它們的曆史價值，意義重大。
庫房的藏品管理工作主要包括兩個方麵：一是對藏品實物的管理，如藏品建賬、建檔、建卡、藏品整理、賬物核對、藏品的修複保護等；二是對藏品資料的管理，主要是管理與文物藏品有關的文字、圖片、聲像資料等，如藏品的總登記賬、分類賬、藏品檔案、修複保護記錄卡、藏品的各種統計資料、展覽資料、文物接收單、文物出入庫等各類登記表單、庫房重大事件記錄資料等。
庫房藏品管理一直是傳統的人工（手工）管理方式，這種管理方式在科技不發達時代曾經發揮了積極作用，但隨著計算機技術和網絡技術的出現，卻桎梏著庫房管理工作的步伐。在傳統的藏品管理工作中由於手工操作存在著大量的重複性勞動，效率極其低下：藏品的分類賬經常使用，在定期的賬物核對工作中，工作人員一邊核對文物一邊翻看賬頁，不僅容易在賬頁上留下汙跡，紙張反複翻閱還會造成賬頁破損，分類賬的重新抄寫更需要耗費大量人力和時間；藏品統計傳統的方法是對文物記錄逐條逐行進行核對累計，不僅費時費力，而且難免發生少查或漏查的情況；在文物庫房為各種展覽提供展品時，由於藏品數量龐大內容豐富，滿足同一展覽主題的文物不止一件，為保證提供展品的質量，經常要進入庫房挑選文物，但庫房有一套嚴格的人員、文物出入庫製度，入庫挑選一件文物完成相應的工作程序大約需要10分鍾，挑選的文物越多，耗費時間越長。在實踐工作中庫房管理人員認識到了藏品人工管理中的這些弊端和缺陷，並積極加以研究解決，經過艱辛努力終於開發出藏品數字化管理軟件。
我所文物庫房藏品數字化管理軟件的開發，結合文物庫房藏品管理工作的實際，以實用、高效、易操作為原則，確定了以文物分類號為線索，以藏品檔案、文物修複記錄卡、文物保護記錄卡、參展文物登記卡為核心的開發思路，力求利用計算機技術對庫藏文物及其各種資料實施科學化、規範化管理，並為文物的管理、保護和研究工作提供快捷、優質的服務。
這套藏品數字化管理軟件具備八項功能：藏品管理、文物統計、文物選展、文物修複、影像管理、數據新建、權限管理和數據維護，並具有賬表生成和打印功能。
作為基礎支撐數據的庫房的級別藏品檔案資料在數字化管理發軟件開發之前已經建立，隻需利用計算機及一些輔助設備就可將其存入電腦數據庫中。因此，在這套軟件中首先開發了具備瀏覽、檢索功能的藏品管理模塊。瀏覽是文物管理、研究工作常用的查閱藏品信息的手段。庫房藏品按質地分類，各類藏品又根據曆史、藝術、科學價值等重要性的不同分為級別藏品和一般藏品，並設立級別庫房和一般庫房分別管理，根據庫房藏品分類標準，瀏覽形式為樹狀結構，操作者在瀏覽前通過樹狀結構對庫房藏品有清晰的了解，從而有目的地進行瀏覽。檢索是快速、準確找到藏品信息的重要手段，庫房藏品不僅數量龐大，而且種類豐富，時代跨度大，為適應不同層次的操作者，該軟件開發了適用專業人員的組合檢索和非專業人員的模糊檢索兩種檢索方式。組合檢索方式中提取了分類號、總登記號、時代、文物名稱、入藏日期、級別、質地7個藏品基本信息作為檢索項，操作者可任意組合檢索項進行檢索。模糊檢索操作界麵設置一條檢索項，操作者可以輸入與要查找文物相關的任意信息字段，但必須是藏品數據庫中存在的字段，係統就可以查找出符合檢索條件的藏品信息。當要打印瀏覽或檢索的藏品信息時，操作者選擇“藏品分類賬”、“藏品總登記賬”打印形式，係統會自動將瀏覽或檢索到的藏品信息生成所需要的賬表，並可通過打印機輸出，打印出的賬表格式、尺寸與目前正在使用的賬表完全相同。藏品管理模塊的功能使得藏品管理和研究工作的效率、質量大為提高。
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