第3章 砍掉采購成本，一定要知道的20個絕招(2/5)

    這個“砍價專家”能夠從最貴的品種查起，認真核查每一項采購成本，不講情麵，而且具有價格裁決權。這樣采購人員隻能對供應商說：“我也無能為力，路易斯經理說這是我們可以支付的最高價，我也認為這不合適，但我實在幫不上忙。這生意（新價格）你做還是不做？”

    把你的談判代表的手捆起來在很多教科書中都被作為有關談判的第一條原則，賦予他們接受讓步的權利，但決不允許他們自己讓步。

    2. 宣布凍結甚至削減價格

    這種外源性力量也能夠很有效地削減你的采購成本，比方說，給你的所有供應商發出信件，在信件中寫道：從現在起在一定時間內（12個月或8個月）你將不接受任何漲價。一定不要有任何猶豫把信發出去。大約有一半供應商會不理睬你，對於這半供應商，如果你進一步盯上去，這一半中的一半甚至會退縮回去；而另一半則會凍結價格，並停止漲價計劃。毫無疑問，你在這一年就會省下很多的采購成本。

    也可以采取削減價格的外源性力量，比如說，采用上麵提到的同樣信函，但不是凍結價格，而是要求削減3%。有一點需要注意的是：這封信一定要出自公司的高層，具有威脅力的企業負責人之手。鎖住你的談判員也就是你的采購人員的雙手。你會發現：有許多供應商都會接受這3%的削減。對於那些沒有這樣做的，讓你的采購人員對他們講：“你看沒看到我們老板的信？你到底在幹什麽？想讓老板炒我的魷魚？”另一部分供應商會在此讓步。

    所以說，你要記住：不要讓你的采購人員單獨地跟你的供應商談價格，而是要給他們施加一種外源性的力量。

    評估采購績效

    1. 采購績效評估的目的

    如能對采購工作做好績效評估，通常可以達到下列的目的。

    采購績效評估的目的

    2. 采購績效評估的指標標準

    （1）數量績效指標：庫存費用指標；呆料、廢料處理損失指標。

    （2）質量績效指標：主要是指供應商的質量水平以及供應商所提供的產品或服務的質量表現。該指標包括：

    其一，物料質量合格率。物料質量合格率等於合格批數量與來料總數量的百分比。

    其二，質量體係。這是站在企業的角度，從全局上把握企業在采購環節的質量體係。如通過ISO9001的供應商比例、實行物料質量免檢的物料比例、參與本公司質量改進小組的供應商人數及供應商比例等。

    （3）時間績效指標：緊急采購費用指標；停工斷料損失指標。

    （4）價格績效指標。該指標包括：

    其一，實際價格與標準成本的差額。用來監控企業采購的實際價格與企業事先確定的物品采購標準成本之間的差額，反映了企業在采購物品過程中實際采購成本與采購標準成本的超出或節約額，企業可以及時采取有效的措施防止價格失控。單位產品標準成本--003d單位產品標準消耗量×標準單價。

    其二，實際價格與過去移動平均價格的差額。它是指企業采購物品的實際價格與已經發生的物品采購移動平均價格的差額，反映了企業在采購過程中采購實際成本與過去采購成本的超出或節約額。

    其三，使用時的價格與采購時的價格之間的差額。這個指標的意義是企業在使用物品時物品的價格與采購時價格的差額。它反映了企業采購物品時是否考慮了市場的價格走勢，如果企業預測到未來市場的價格走勢是上漲的，企業應該在前期多儲存物品；如果是下跌的，企業就不宜多儲存物品。這種預測的準確程度很大地取決於采購部門對市場的把握與理解。

    （5）采購效率指標：年采購金額；年采購金額占銷售收入的百分比；訂單數量；采購員的數量；采購部門的費用；新供應商開發個數；采購計劃完成率；錯誤采購次數；訂單處理的時間。

    3. 采購績效評估的方式

    采購工作績效的評估一般有兩種方式：定期評估和不定期評估。

    采購績效評估的方式

    4. 采購績效改進的方法

    采購績效的改進方法主要有以下幾個方麵：

    （1）營造良好的組織氛圍，充分發掘潛力。融洽的氣氛可以保證采購過程順利地進行。

    （2）以同行最佳指標為奮進點，不斷尋找差距，優化工作方法。采購人員要經常將自己的業績與高水平同行相比，不要對已取得的成績沾沾自喜。

    （3）對采購物品供應績效進行測評，通過排行榜方式獎勵先進、鞭策後進。采購組織的管理職能部門，應定期將采購人員的業績、供應商的業績進行測量，並進行排名，再配以相應的獎懲製度。可根據采購商品的質量合格率的大小對供應商進行排名，並排出前幾名最差的供應商，令其在規定的時間內進行改善；否則，予以降級處分。對有希望的供應商，幫助其改進產品質量。

    （4）掌握好采購人員的流動比率。流動比率過大，會導致采購工作過程的不連貫，采購人員操作實踐經驗不足；流動比率過小，則可能產生采購環節的腐敗問題，影響采購的質量和成本。

    用科學的采購預算控製采購成本

    1. 采購成本的範圍

    商品的采購成本不僅僅是指商品本身的價值，還包括因采購而帶來的采購管理成本和儲存成本。

    采購成本的範圍

    2. 采購分析與采購預算

    所謂采購分析，就是分析該買什麽、買多少、什麽時候買、花多少錢、什麽時候得到以及怎樣得到的問題。采購分析需要考慮的基本信息包括所采購物料的成本分析、交貨時間和地點、交易的付款期限等，成本分析是其中最重要的部分。采購分析對於企業成本的控製相當重要。采購分析沒有做好，意味著企業的采購成本沒有控製好，企業的經營、生存和發展就存在問題。

    製定采購預算是對采購分析的具體化，是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個采購項目資金的一種理性的規劃。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效地控製項目資金的流向和流量，從而達到控製項目采購成本的目的。

    3. 采購分析中兩個降低采購價格的關鍵因素

    （1）重新選擇商品的供應商。在進貨時，企業需要根據以往的銷售情況和商店的狀況有計劃地采購，保證合理的庫存，切忌盲目采購。

    （2）重新考慮商品的采購方法。比如使用現金支付或以供應商比較滿意的支付條件讓對方降低價格，同時還可以在搬運和打包等方麵采取一些合理化措施。

    4. 預算的編製流程

    預算的編製一般遵循以下流程。

    采購預算編製流程

    采購部門在編製采購預算時，應注意以下幾點問題：

    （1）預算編製前應先進行廣泛的市場調查，對收集的資料信息進行加工、整理。

    （2）製定切實可行的預算執行情況分析、編製程序、修改預算的辦法，最大限度地實現企業的總目標。

    （3）確定恰當的假定，把預算指標建立在合理的假定因素基礎上，確保采購預算的合理性、可行性，開展采購管理和預算編製工作。

    （4）預算結果應盡量數字化、具體化。在編製采購預算時，對每一項支出都要寫出具體消耗的材料種類，材料消耗的價格和數量，通過預算的編製可以確定預算材料的采購量和采購金額。

    （5）鼓勵部門員工參與預算的製定，這樣既提高了員工的積極性，又促進了信息在更大的範圍內交流，使預算編製中的溝通更為細致，增加預算的科學性和可操作性。

    確定最經濟的采購批量

    采購批量太大，有可能造成積壓；反之，又增加采購次數，增大采購固定費用。因此，企業在采購前，應根據各方麵的情況，采用科學的方法確定合理的采購批量，以降低采購成本，增加企業利潤。

    1. 采購需求數量的計算過程

    （1）毛需求量。毛需求量就是項目要求的物料數量。

    （2）淨需求量。淨需求量--003d毛需求量-現有庫存量-計劃入庫量。在物料需求的計算過程中，將安全庫存量從現有庫存量中減去，或將安全庫存量加到毛需求量中。但隻能加一次，以後會永遠在庫中，直至產品的生命周期結束。設置安全庫存的目的是為了補償需求的波動，即需求預測的誤差。對物料需求計劃係統來說，產品零部件的需求量是由生產計劃大綱計算出來的，是確定的數值。安全庫存量的大小數值大約是以緊急訂單周期乘以平均一天的消耗量。

    （3）確定訂單下達日期和訂單數量計劃。相關計算公式為：

    下單日期--003d要求到貨日期-認證周期-訂單周期-緩衝時間

    下單數量--003d淨需求量

    （4）補充說明。①訂單周期。訂單周期也就是訂單執行時間，包括從訂單製作到物料入庫時間。主要由以下四個部分組成：訂單擬製審批時間、供應商備料時間、供應商加工生產時間、送貨驗收入庫時間。對一些穩定供應的物料，可把庫存設置到供應商庫房裏，要貨時供應商直接送貨，如此可以大大縮短訂貨周期。②訂單數量。對於較為穩定的生產需求，訂單數量可取值為平均相鄰兩個訂單下達間隔時間裏物料的消耗量。

    2. 最佳采購數量的決定

    一般來說，采購數量的決定可由下列計算公式得出：

    本期應購數量--003d本期生產需用物料數 本期末預定庫存量-前期預估庫存量

    --003d前期已購未入庫數量

    但在企業采購的實務操作中，采購數量的決定還應考慮數量是否適當，是否使采購成本與庫存成本最低。因為一次大批量購進產品時，庫存量會增加，從而導致庫存回轉率下降；而反過來說，減少采購量時，雖然可以通過減少庫存量降低庫存管理所需的費用，但是，隨著訂購次數的增多，訂購所需的費用也會相應地提高。

    基於上述原因，我們必須從這兩者的相對關係中尋求一種總費用（總成本）處於最低限度的適當批量。

    訂貨處理成本隨每次訂貨數量（按單位數平攤）的增加而下降，因為隻需要較少的訂單就可以買到相同的全年總數。而存貨占用成本則隨每次訂貨數量的增加而增加，因為有更多的商品必須作為存貨保管，且平均保管時間也更長，這兩種成本加起來就得到總成本。

    當訂貨處理成本及存貨占用成本的總和即總成本在最小值時，即是最適當的采購量，又稱經濟訂貨批量（EDQ）。當企業按照經濟訂貨批量來訂貨時，可實現總成本的最小化。

    用數學公式表示，經濟訂貨批量為：

    EDQ--003d

    式中：D——年需求量（以數量計）；

    S——訂貨處理成本（以金額計）；

    I——年存貨占用成本占單位成本的百分比；

    C——商品的單位成本（以金額計）。

    例如，某超市估計每年能銷售15 000套電動工具。這些工具每件成本為900元。損壞、保險費、呆賬及失竊等費用等於這些工具成本的10%（意即每件單位訂貨成本為250元）。則其經濟訂貨批量為：

    EDQ--003d--003d--003d289（元）

    由此可知，該超市的最優經濟訂貨批量為289元。考慮到需求、價格上漲、數量折扣及可變的訂貨成本等方麵的變化，必須經常修訂EDQ公式，具體可參見相關書籍。

    選擇最佳供應商去節省成本

    為了避免被供應商揩油，而采購過程中盡可能地節約成本，企業在以下兩方麵尤其要注意。

    1. 選擇供應商的數量

    在確定供應商的數量選擇上，企業應綜合考慮，既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質量，又能有力地控製采購支出，給企業帶來最大的利益。一般來說，供應商的數量以不超過3~4家為宜。

    2. 選擇供應商的方式

    選擇供應商的方式總體上來說分為招標采購和非招標采購，每類又可細分為多種方式。一般來說，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；並且多種招標方式的合理組合使用，也將有助於提高采購效率和質量，從而有利於控製采購成本。

本章尚未完結,請點擊下一頁繼續閱讀---->>>