在團隊中，每個人所處的位置不同，所需要完成的溝通任務也有所不同，高層、中層、基層，要根據自身所處的位置和目標進行溝通，同時，也要保持同層之間的良好溝通。隻有這樣才能讓團隊具有強大的執行力。
1.高層：將戰略和方向傳遞給中層
眾所周知，一個團隊想要獲得更為長遠的發展，通常會先製定宏大的遠景藍圖和明確的戰略目標，畢竟如果團隊沒有發展目標，也沒有明確的發展規劃，就容易陷入混亂無序的發展狀態。
在一個團隊中，這些戰略規劃大都是內部核心人物或者管理者來製定的，他們往往是整個團隊的高層，主要負責集中精力做好團隊的藍圖規劃和戰略製定工作，以此來製定團隊的發展目標和發展方向，從而激發員工的工作動力，引導員工的前進方向，並提升團隊的合作意識。
不過製定戰略規劃隻是整個執行體係中的第一步，在引領團隊向前發展的時候，為了確保所有的好點子和優秀計劃能夠順利實施，高層還需要將它們及時傳達下去。通常情況下，高層會先將信息傳到中層幹部那裏，然後讓他們代為傳達，而這種傳達並不僅僅是告知相關信息，不僅僅隻是讓中層幹部傳達幾句話或者發送一份文件。
想要了解這一點，可以先弄清楚溝通的過程和步驟。一般來說，溝通需要經曆多個重要步驟：發送信息的人在明確戰略方向之後，先對相關信息進行編碼；編碼之後運用最合適的溝通渠道將信息進行傳達；在傳達過程中，信息需要被解碼，最終傳送給執行者，而執行者會按照相關信息的指示執行任務，並且將自己的心得和發現的問題及時反饋給發送信息的人。
在整個過程中，高層管理者不僅僅要製定戰略計劃，還需要對這些計劃進行編碼，而所謂的編碼就是使用某一種更好的方式將信息說給別人聽。信息之所以要進行編碼，原因就在於在製定計劃的時候，高層往往從團隊發展的角度以及個人的理解層麵出發，計劃和戰略的製定往往隻是一些理論上的想法，這些想法不能直接用來指導工作，也難以被他人理解。而進行適當的轉變，把所要傳遞的信息按照自己的理解和方式，重新組織成新的信息傳遞給受體，並確保對方可以理解，這樣不僅能夠確保信息與具體的實踐結合起來，還可以確保信息在流通過程中不會出現誤解。通過編碼，高層可以保障信息傳遞的準確性和可理解性，從而提升對方的接受和理解程度。
比如，在開會的時候，所做的會議記錄往往都是一些符號和語言片段，或者是一些非常零散的觀點，這些內容往往不能作為指令直接下達，否則接受指令的中層管理者根本難以理解。還有一些人會在會議上說上一大堆的理論和要求，這些信息往往沒有經過整理和壓縮，這樣的信息同樣不適合直接傳達下去，而應該進行精簡整合處理，確保所有的內容都是清晰的，一些非常複雜煩瑣的信息需要轉換成為更加簡單明了的內容，或者直接轉化成為思維導圖。需要注意的是，一些人會做會議記錄，而將一些口頭表達的東西轉化成為文字，這本身就是一個編碼的過程。總而言之，編碼從本質上說，就是一種讓信息更方便被人理解的方法。
某個公司正在推行一係列改革措施，其中包括十幾條新的事項，以及一些新的執行方法，整個改革內容多達幾千字，直接將這樣的改革文件發給下屬顯然不合適，為了讓中層幹部更好地理解這些措施，公司高層會先將這些改革措施進行壓縮，提煉出重點信息，這樣就方便中層幹部消化和吸收這些指令，讓他們對高層的計劃有一個更加直觀的了解，而這也方便他們進一步將這些指令向下傳遞，並針對性地進行任務安排。
事實上，編碼並不是一個多麽神奇的概念，一些人可能會聯想到計算機的程序編碼，但人們幾乎每天都在編碼，為了提升溝通效率，大家不得不將信息變成各種各樣用詞語表達的形式，這就是編碼。最常見的一種編碼就是解釋和翻譯，比如一些人會經常在談話中提到ENG、GM、A/C、KPI等字母，許多人可能並不了解這些信息，自然也就不知道該如何執行任務。這個時候溝通者必須先對這些字母進行解釋，ENG是指工程部、GM指的是總經理辦公室、A/C指的是財務部、KPI是指關鍵績效考核，這些翻譯和解釋就是一種編碼。
此外，經過不同溝通渠道的信息可能會存在不同的編碼，比如同樣是講述某一項商業開發的步驟，文字報告和部門內部會議的編碼就不一樣，口頭交代和文件傳送的信息編碼也不一樣。混淆不同渠道的編碼可能會給溝通帶來阻礙，從而影響信息的正常交流。比如，針對某個議題，如果僅僅是口頭表達，那麽可以適當生活化、通俗化地進行解釋，如果是製作成文件的形式，那麽表達的時候就要嚴謹一些、理性一些，還要更加專業化一些。
需要注意的是，編碼雖然講究的是一種技巧，但是同樣需要注重個人的態度，有許多管理者喜歡高高在上的感覺，缺乏主動與部屬溝通的意識，一切溝通都以命令的方式進行，並且不願意多作解釋，由於忽視了下屬的接受能力，往往會導致信息傳遞效率的下降。麵對這樣的情況，高層管理者應該轉變工作作風，保持更加親民的工作態度，凡事多為下屬考慮一下，這樣才能真正形成有效的溝通。
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